Chaque mois, vous recevez de nombreuses factures de vos fournisseurs. Vous les traitez vous même ou via vos services administratifs qui lancent les paiements après saisie en comptabilité.
Différents types d’erreurs
Mais ces factures peuvent comporter différentes erreurs :
- erreur de prix
- erreur de quantité
- erreur sur les frais de transport ou frais divers
- erreur de tva …
Vérifiez vous chaque facture pour être sûr qu’elles ne contiennent pas d’erreurs ?
Il y a plusieurs traitements possibles pour les erreurs dans les factures.
Quelles méthodes de contrôle ?
Pas de contrôle
Vous faîtes confiance au fournisseur et vous espérez qu’il ne fera pas d’erreur ou que les montants seront infimes :
- Avantages : vous gagnez du temps
- Inconvénients : Vous pouvez perdre de l’argent mais vous ne savez pas combien ce qui vous permet de bien dormir (ou pas)
Contrôler 1 facture de temps en temps
et si des erreurs sont trouvées, continuer les contrôles chez ces fournisseurs. Vous pourriez aussi ne contrôler que les grosses factures. Vous pourriez passer à coté d’un grand nombre d’erreurs et ne jamais contrôler les petits fournisseurs.
- Avantages : vous évitez des erreurs et vous rendez compte des fournisseurs qui en font le plus souvent. Vous ne passez pas des journées à tout vérifier (quoi que)
- Inconvénients : vous savez que vous n’interceptez pas toutes les erreurs.
Contrôler toutes les factures
- Avantages : Vous interceptez toutes les erreurs et pouvez noter quels sont les fournisseurs les plus vertueux. Ça vous permet d’avoir des relations privilégiées avec vos fournisseurs qui voient votre sérieux dans la gestion de vos dossiers.
- Inconvénients : vous passez énormément de temps à tout vérifier et par rapport aux sommes engagées, ça n’est pas toujours rentable.
On voit ainsi que la notion de temps est très importante pour le choix d’un contrôle ou non des factures fournisseurs. On pourrait donc se dire que contrôler quelques factures serait suffisant même si l’on passe à côté de nombreuses erreurs.
Choisir une méthode
Mais pourquoi devrait on choisir ?
Votre outil informatique peut vous aider à contrôler rapidement vos factures. Il suffit ainsi d’encoder votre facture et de laisser votre logiciel faire la différence par rapport à votre commande. Il pourra même gérer les paiements et les demandes d’avoir si les erreurs sont importantes.
Vous montrez ainsi à vos fournisseurs que vous êtes vigilants en leur signalant leurs erreurs. Vous procédez également à des paiements plus rapides et améliorez ainsi vos relations avec vos fournisseurs.
Tout le monde y gagne, le nombre d’erreurs diminue en même temps que les montants engagés pour les erreurs. Vos relations fournisseurs sont meilleures et tout cela sans passer votre temps à vérifier des factures à la main.
Il vous reste à vérifier que votre logiciel de gestion procède ainsi et profiter de cette fonctionnalité.
Nous trouvons essentiel de pouvoir contrôler ses factures fournisseur et automatiser le processus de paiement de création d’avoir. C’est pourquoi nous avons ajouté ces fonctionnalités à notre logiciel Force 6 : logiciel de gestion au quotidien pour les entreprises du Batiment et du BTP (Devis, Factures, Suivi de Chantiers, Gestion des Achats et des stocks…)
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